چگونه می توانیم نرم افزار حسابداری مناسب را برای تجارت خود انتخاب کنم

نرم افزار حسابداری ایده آل، نرم افزاری است، که با هدف رفع نیاز در زمینه تولید و خدمات پایه ریزی شده، بهینه سازی در مدیریت را به همراه داشته باشد.
برای انتخاب نرم افزار حسابداری مناسب توجه و بررسی ۵ نکته ضرورت دارد :

۱. بررسی و تحقیق در مورد کمبودها و نیازهای وابسته به حسابداری سازمان :
در ابتدا، ضروری است، کمبودها و خواسته های سازمان یا شرکت را بررسی و اولویت بندی کنید. هم چنین خواسته های خود از نرم افزار را نیز، با توجه به ارزش و تاثیر آنها بر کسب و کار خود، اولیویت بندی کنید. در نظر داشته باشید، نرم افزارهای به نام هم ممکن است با اولویت های شما هم خوانی و مطابقت نداشته باشند.
۲. بررسی شرایط نرم افزارهای مختلف، با توجه به میزان هزینه در نظر گرفته شده  :
هر نرم افزاری با توجه به امکانات و قابلیت های جانبی، شرایطی را برای کاربران مهیا می کند. به عنوان مثال : به روز رسانی سیستم یکی از امکاناتی است که می تواند رایگان در دسترس شما قرار گیرد. پکیج های آموزشی، خدمات پشتیبانی و … از جمله دیگر امکانات می باشند، که تصمیم شما را در انتخاب نرم افزار مورد نظر، تحت تاثیر قرار می دهند. پارامتر هزینه نیز، عامل مهمی است که در انتخاب ما تاثیر گذار خواهد بود، البته با توجه به بودجه شرکت.

۳. بررسی مزایا و شاخصه های بارز نرم افزارها با در نظر گرفتن مطابقت آنها با نیاز های سازمان :
مطالعه و تحقیق کامل در مورد مزایا و معایب نرم افزارها، امکانات نرم افزار، تجارب مشتری و آشنایی کامل با آنها، بسیار الزامی می باشد. چرا که دید وسیع تری را برای انتخاب و تهیه نرم افزار مناسب و درست برای ما فراهم می کند. و شناخت نرم افزار، امکان تطبیق دادن نرم افزار با نیازهای مجموعه را برای ما، امکان پذیر خواهد کرد.
۴. مشورت با حسابدار مجموعه :
نظر خواهی از افراد متخصص و دارای تجربه در زمینه مربوطه، همیشه برای شما، مفید خواهد بود.
این افراد با نیازهای شرکت ها آشنایی بهتری داشته و طی دوران کاری خود با کیس های مشابه برخورد کرده اند. در نتیجه تجربه بیشتری برای بهبود شرایط و انتخاب نرم افزار مناسب خواهند داشت.
۵. تحقیق و بررسی برنامه های ابری :
فضای ابری، فضایی است که به منظور بالا بردن امنیت و قابل دسترس بودن آن، مورد استقبال مشتریان قرار گرفته. استفاده از برنامه های ابری، صرفه جویی در هزینه و حذف سخت افزارها را برای شرکت به همراه خواهد داشت. در نتیجه شناخت و تحقیق در مورد آنها می تواند انتخاب شما را تغییر داده و به عنوان جایگزینی مناسب برای نرم افزارها در ذهن شما، جای گیرد.

۶. بررسی جایگاه مجموعه با توجه به فعالیت محدود ( SME ها ) و یا فعالیت در حجم بالا و نیازمند ( ERP ) :
Small & Medium enterprises ( SME ) : مشاغل کوچک و متوسط، شامل این دسته می باشند. عوامل موثر در تعیین وضعیت مشاغل، میزان سرمایه، تعداد نیرو، دارایی و میزان فروش و تولید می باشد. از میان عوامل نام برده، تعداد کارکنان معیار مهم تری محسوب می شود. در ایران شرکت هایی که تعداد کارکنان آنها بین ۱۰-۴۹، ۵۰-۹۹ و ۱۰۰-۱۴۹ می باشند، در این دسته از مشاغل جای می گیرند.
Enterprise Resource Planning ( ERP ) : روشی است که در آن، به وسیله منظم سازی داده ها و منسجم سازی آنها، تمامی فعالیت های سازمان را در بر گرفته. این نرم افزار، با ایجاد روشی مشخص و واحد، توسعه در روند کاری شرکت را به همراه خواهد داشت. این نرم افزار عملیات یکپارچه سازی داده ها را انجام داده، تا در صورت نیاز، داده ها در دسترس کاربران قرار گیرد. این نرم افزارها، برنامه های کاملی را در اختیار مجموعه قرار می دهند و در پیشبرد مدیریت منابع مجموعه، تاثیر چشم گیری خواهند داشت.

۷. بررسی پوشش سخت افزاری شرکت و مطابقت آن با نرم افزار حسابداری :
شناخت امکانات سخت افزاری شرکت، برای انتخاب نرم افزار حسابداری مناسب با شرایط بسیار حائز اهمیت می باشد. نرم افزارهای حسابداری، حجم کثیری از دیتابیس های موجود را اشغال می کنند. این دیتابیس ها به طور معمول از کنار هم قرار گرفتن تعدادی دیتاتیبل فعالیت خود را پیش می برند. با اضافه شدن داده های حسابداری و اطلاعات مشتریان به نرم افزار، فضای اشغال شده از سخت افزارهای مربوطه بیشتر شده و بر سرعت سیستم تاثیر خواهد گذاشت.

نرم افزار حسابداری چه وظیفه ای دارد؟

نرم افزار حسابداری مانند رصدخانه ای است که مراودات مالی سازمان را، به منظور کنترل و مدیریت بهتر، زیر نظر می گیرد. گزارش گردش حساب، بررسی اتفاقات و پیامدهای مالی آنها، حقوق افراد مشغول به کار، تهیه ترازنامه و … از وظایف نرم افزار حسابداری می باشد. در امور مربوط به مالیات و نهادهای دولتی و ایجاد اسناد مطابق با استانداردهای آنها، نرم افزارهای حسابداری نقش به سزایی خواهند داشت. عموما قالب کلی و پایه نرم افزارها شامل ۵ ماژول : دفتر کل، دریافتی ها، پرداختی ها، حقوق و دستمزد و گزارش گیری می شود. استفاده از این ۵ ماژول در کنار هم، بهینه سازی در روند کاری سازمان و مدیریت مالی هر چه بهتر را به همراه خواهد داشت. نرم افزارهای حسابداری، دید وسیع تری را از مجموع هزینه های شرکت برای ما ایجاد می کنند. در نتیجه تصمیمات مالی شرکت، شکل اصولی و مطمئن تری را به خود می گیرند.

لیست محبوب ترین نرم افزارهای حسابداری و توضیحاتی در مورد آنها

در زیر به معرفی تعدادی از نرم افزارهای به نام پرداختیم:
نرم افزار حسابداری سپیدار
شرکت سپیدار سیستم، با هدف خدمت رسانی به مشتریان، با ارائه نرم افزار فروشگاهی دشت و نرم افزار سپیدار، فعالیت خود را از سال ۸۷، به عنوان عضوی از همکاران سیستم، آغاز کرد. نرم افزار حسابداری سپیدار، ۵ بسته حسابداری خدماتی، تولیدی، پیمانکاری، بازرگانی و پخش را در اختیار کاربران قرار داده. لازم به ذکر است که با توجه به احتیاجات مختلف شرکت ها پایه ریزی آنها صورت گرفته و کنترل هوشمدانه را برای شرکت ها به همراه خواهد داشت.
نرم افزارهای حسابداری هلو
نرم افزار حسابداری هلو در طی ۲۰ سال فعالیت، با توجه به سادگی در استفاده و راه اندازی، جایگاه مناسبی را کسب کرده. این نرم افزار دارای انواع نسخه های فروشگاهی، شرکتی و تولیدی می باشد که به منظور بهینه سازی خدمت رسانی به کسب و کارهای تازه راه اندازی شده و یا محدود، به بازار عرضه شده است.
نرم افزارهای حسابداری محک
نرم افزار محک به طور کلی با توجه به نیاز ها و مشکلات موجود در مشاغل، به دو گروه عمومی و تجاری تفکیک شده. که کسب و کارهای کوچک و نیز مشاغل با فعالیت در حجم بالا را در خود جای داده است. از خدمات ویژه این نرم افزار، اپلیکیشن کیف پول محک را می توان نام برد، که کار را برای کاربران راحت تر کرده است.

برای اطلاعات بیشتر و بررسی بهترین نرم افزارهای موجود در بازار، روی دکمه زیر کلیک فرمایید.

معیارهای کلیدی در انتخاب نرم افزار حسابداری

سهولت در استفاده و به روز بودن
نرم افزار حسابداری در کنار ارائه گرافیک خوب برای کاربران، باید به راحتی استفاده آنها نیز توجه داشته باشد. قابل ذکر است، این نکته به این معنی نیست که از امکانات ارائه شده در نرم افزار کاسته شود، بلکه ضمن ارائه کامل ترین خدمات، راحتی استفاده نیز در نظر گرفته شود.
ایجاد حس اعتماد در مشتری
حساسیت قابل توجه کاربران، در ارتباط با حفظ اطلاعات حسابداری، امری قابل توجه می باشد. در نتیجه، در نظر گرفتن تدارکاتی، مرتبط با حفظ و نگه داری از اطلاعات، در طراحی و تولید نرم افزار، امری الزامی است.
آموزش راحت
دارا بودن پکیج آموزشی کامل، از امکانات قابل توجه در انتخاب نرم افزار مورد نظر، می باشد.
سرعت معقول
نرم افزار حسابداری معقول، سرعت قابل قبولی هنگام وارد کردن اطلاعات به صورت مکرر، خواهد داشت. این نکته اهمیت قابل توجهی در نرم افزارهای فروشگاهی خواهد داشت، زیرا فروش بر اساس بارکد می باشد.

امنیت
داده های سازمان، از مهم ترین سرمایه های شرکت محسوب می شود. در نتیجه حفظ و نگه داری آنها اهمیت قابل توجهی خواهد داشت، که بر عهده نرم افزار حسابداری می باشد.
توانایی حفظ انسجام داده
برای جلو گیری از ایجاد مغایرت در سیستم و بروز نقص های متعدد در آن، حفظ انسجام اطلاعات بسیار حائظ اهمیت می باشد.
گزارش گیری آسان
نرم افزار حسابداری خوب، نرم افزاری است که ، داده های درخواست شده را، در چارچوب گزارش هایی جامع و کارآمد، ارائه دهد.
پشتیبانی
پشتیبانی دائم و خوب در نرم افزار، نقش به سزایی در راضی نگه داشتن مشتری و خدمت رسانی بهتر به آنها خواهد داشت.

انتخاب نرم افزار حسابداری مناسب

انتخاب نرم افزار حسابداری مطابق با سازمان و شرکت، یکی از حساس ترین تصمیم گیری ها می باشد. چرا که انتخاب نادرست آن، عواقب بدی را به همراه خواهد داشت. موارد زیر شما را در به کار گیری نرم افزار حسابداری مناسب، کمک خواهد کرد :

• با نیازها و خواسته های موجود در کسب و کار شما مطابقت داشته باشد.
• امکان گسترش با کسب و کار موجود را داشته باشد و بهبودی شرایط را به همراه داشته باشد.
• تحقیق کنید در مورد نظرات مشتریان، از طریق اینترنت و شبکه های مجازی و از افرادی که قبل از شما از مجموعه مورد نظر استفاده داشتند، تجربیات لازم را دریافت کنید.
• قابلیت و مهارت خود را به سطح قابل قبول برای استفاده از نرم افزار برسانید و یا شخص کارآمد و متخصص را استخدام کنید.
• پشتیبانی نرم افزار، امری قابل توجه است، که باید اطمینان کامل رو در ادامه دار بودن آن داشته باشید.
• در ارتباط با گزارش خروجی و فرمت مورد نظر، حتما با کارشناس مجموعه، مشورت کنید.