ویژگی های یک نرم افزار حسابداری خوب
برای بهینه سازی شرایط کسب و کار استفاده از نرم افزار حسابداری امری قابل توجه است. برای انتخاب یک نرم افزار حسابداری خوب باید بدانیم، چه ویژگی هایی باعث می شود که یک نرم افزار حسابداری مفید واقع شود.
در این مقاله به بررسی ۱۵ تا از ویژگی های نرم افزار حسابداری خوب، دلایل استفاده از نرم افزار حسابداری، معرفی انواع نرم افزار حسابداری و هم چنین دلایل کاربردی بودن نرم افزار حسابداری می پردازیم.
۱۵ مورد از ویژگی های یک نرم افزار حسابداری خوب
استفاده از نرم افزار حسابداری در اکثر کسب و کارها اهمیت زیادی دارد و به آسانی می توانید توسط نرم افزار حسابداری خوب، امور مالی کسب و کار خود را به بهترین نحو پیش ببرید.
۱. سازگاری با کسبوکار
اولین ویژگی برای انتخاب نرم افزار حسابداری خوب ویژگی متناسب بودن نرم افزار با کسب و کار شما است و با حوزه فعالیت شما تناسب داشته باشد که بتواند میزان پیشرفت و موفقیت کسب و کار شما را در آینده پیشبینی کند و نیازهای سازمان و یا شرکت شما را پاسخ دهد.
به عنوان مثال، شرکتی که در حوزهی پیمانکاری فعالیت دارد به نرم افزاری نیاز دارد که بتواند موضوعاتی مانند پروژههای پیمانکاری و قراردادهایشان را از نظر مالی مدیریت و حسابرسی کند.
۲. ورود ساده اطلاعات
اطلاعات و داده ها را به آسانی می توان وارد کرد و فقط با یکبار وارد کردن اطلاعات، می توان محاسبات متفاوتی روی آن بدست آورد و همچنین کاربری آسان دارد و کاربر می تواند به راحتی با نرم افزار حسابداری کار کند.
۳. پردازش سریع اطلاعات
زمان بین فرآیند فروش و صدور فاکتور بسیار کم است و پردازش اطلاعات به سرعت انجام می شود. در کمترین زمان ممکن می توانید یک فاکتور فروش را از نرم افزار بدست آورید و به مشتری ارائه دهید.
۴. ارائه تحلیل و گزارش گیری خودکار
امروزه در کسب و کارها، اطلاعات، مهم ترین ابزار برای پیشرفت هستند. با کمک اطلاعات می توان دقیق تر تصمیم گرفت. با بهره مندی از نرم افزار حسابداری خوب میتوانید گزارشات و اطلاعات مهمی مانند سود و زیان کسب و کار، حسابهای مشتریان فعال، میزان موجودی کالا، فروش و لیستی از طلبکاران و بدهکاران را به صورت کلی و به آسانی مشاهده کرد.
تهیه گزارشات مالی در مورد پیش بینی آینده و پیشرفت کسب و کار و تصمیم گیریهای مالی به مدیران مالی و حسابدارن کمک می کند، همچنین با صرف زمان کوتاه تر، گزارشات دقیق تر و کاربردی تر تهیه کنند.
۵. خودکارسازی وظایف
می توان با انجام تنظیماتی بر روی نرم افزار به بررسی وظایف حسابداری مانند محاسبه مالیات بر ارزش افزوده، محاسبات حقوق و دستمزد، محاسبات استهلاک، محاسبه میزان پرداخت ها، ایجاد فیش های حقوقی و همچنین محاسبه خودکار صورتحساب ها به آسانی و راحتی پرداخت.
۶. کاهش خطا
با کمک یک نرم افزار حسابداری خوب میتوان از بروز خطا و اشتباه مانند ثبت اشتباه داده ها جلوگیری کرد، همچنین در پردازش اطلاعات و داده ها احتمال خطا بسیار کم می شود.
۷. ایجاد یکپارچگی با سایر سیستم ها
می توان بین اطلاعات و سایر سیستم ها مثل CRM ( به معنای مدیریت ارتباط با مشتری ) و یا نرم افزار سیستم های آنلاین با استفاده از ایجاد ارتباط ما بین آنها، در زمان و هزینه صرفه جویی کرد.
۸. شفافیت در اطلاعات و داده ها
کسب و کارهای مختلف می توانند اطلاعات دقیقی از گزارشات و سوابق گردش مالی خود را نگهداری میکنند، با استفاده از نرم افزار حسابداری خوب میتوان اطلاعات را به صورت طولانی مدت ذخیره کرد و در آینده بدون نگرانی از آن ها استفاده کنند.
۹. صرفه جویی در زمان
برای انجام کارهای حسابداری زمان زیادی باید صرف کرد؛ با کمک یک نرم افزار حسابداری خوب می توان امور مالی و حسابداری را سریع انجام داد و در کمترین زمان به اتمام رساند. بنابراین می توان با بهره مندی از نرم افزار حسابداری در زمان برای ایجاد اسناد مالی و دسترسی به آنها و همچنین هزینه های مرتبط با حسابداری صرفه جویی کرد.
۱۰. پشتیبانی شرکت ارائه دهنده نرم افزار
یکی از پارامترهای مهم در انتخاب نرم افزار حسابداری، پشتیبانی به موقع و مناسب میباشد و البته باید نرم افزار آنقدر قدرتمند باشد که برای هر عملیاتی نیاز به پشتیبان نداشته باشد. یکی از مهم ترین و ارزشمندترین اهداف شرکت های نرم افزار، پشتیبانی و خدمات پس از فروشی است که حسابداران بتوانند از آن بهره مند شود.
تعداد زیادی از تولیدکنندگان نرم افزار، از خدمات پس از فروش فقط نصب نرم افزار برای مشتری انجام می دهند، اما به این موضوع باید توجه کرد که شرکت تولید کننده نرم افزار حسابداری باید به مسائل خریداران پاسخگو باشد. همچنین از خدماتشان، پاسخگویی و رفع مسائل مشتری را می بایست در اولویت قرار دهد. خدمات شرکت تولید کننده نرم افزار شامل پاسخگویی تلفنی، پاسخگویی آنلاین، تلفن پاسخگوی گویا، مراجعهی حضوری و ابزارهای مناسب آموزشی هستند، که با کیفیت مناسب باید به مشتریان ارائه شوند.
۱۱. فاکتور کامپیوتری
تهیه گزارش های مورد نیاز از پرداخت مشتریان، یکی دیگر از ویژگی های نرم افزار می باشد. از طریق گزارش های سالیانه که نرم افزار حسابداری نمایش می دهد، می توانیم افراد بدهکار را به راحتی تشخیص دهیم و وجوه پرداختی و دریافتی خود را کنترل کنیم. همچنین در زمان مناسب اطلاعات دقیقی از میزان بودجه تهیه کنیم و از گزارشات مالی پیش نویس تهیه کرد. بنابراین با استفاده از نرم افزار حسابداری به راحتی می توان کنترل گزارشات مربوط به کسب و کار خود را انجام دهیم.
۱۲. سازمان دهی داده ها و اطلاعات
داده ها و اطلاعات مرتبط به حساب ها، در قسمت خاصی از نرم افزار، ثبت و نگه داری می شوند و امکان دسترسی و چاپ مجدد آن ها را برای کاربران ایجاد می کنند. بنابراین برای تهیه مجدد یک فاکتور یا صورتحساب فقط کافی است بر اساس اسم، شماره صورتحساب یا مبلغ، فاکتور مورد نظر را جستجو کنید. این فرایند بسیار سریع و آسان است و به شما امکان بازیابی مجدد اطلاعات را می دهد.
۱۳. ارائه فهرست محصولات
نرم افزار حسابداری کالاهای موجود را بررسی می کند و اطلاعاتی از تعداد دقیق محصولات موجود در انبار گزارش می دهد.از طریق تعداد محصولات به فروش رفته، می توان بازده زمانی را که تعداد سفارش از یک محصول بیشتر بوده است را مشخص کنید. بنابراین مطابق با این برآورد می توانید میزان فروش خود را افزایش دهید و در نتیجه میزان درآمدتان را بالاتر ببرید.
۱۴. امنیت
یکی از ویژگی های یک نرم افزار حسابداری خوب، حفظ امنیت اطلاعات است. یکی از مهم ترین دغدغههای اصلی مدیران سازمانها، از بین رفتن و تغییر اطلاعات و داده های مالی آن ها است زیرا داده ها و اطلاعات مالی از ارزشمندترین موارد در هر شرکتی می باشد. نرمافزار حسابداری خوب، امکان کنترل دسترسی کاربران به اطلاعات و فرمهای عملیاتی را به صورت دقیق در اختیار مدیر سیستم قرار می دهد.
۱۵. قیمت مناسب
برای کسب و کارهای گسترده، معمولا قیمت نباید مدنظر باشد و تنها باید به امکانات مورد نیاز توجه کرد و اینکه با استفاده از آن به پیشرفت و موفقیت خود در کسب و کار کمک می کنند. اما برای کسب و کارهای کوچک، قیمت محصول اهمیت زیادی دارد. باید به این موضوع توجه کرد که با پرداخت چه میزان مبلغی، از چه امکاناتی بهره مند می شوید.
دلایل استفاده از نرم افزار حسابداری
نرم افزار مدیریت مالی و حسابداری، کار مدیران و صاحبان کارخانه ها را آسان کرده است.
نرم افزار حسابداری به مرور زمان پیشرفته شده است و سیستمی بسیار کاربردی برای مدیریت حسابداری و مالی به وجود آورده است که به طور دقیق تمام هزینه ها، درآمد و سرمایه موجود را محاسبه می کند و داده ها و اطلاعات را ثبت و گزارشی از آن ها ارائه می دهد.
همچنین می تواند گزارشات مالی را به صورت روزانه، ماهانه و سالانه و در هر لحظه در اختیار شما قرار دهد.
دلایل استفاده از نرم افزار حسابداری
۱. کاربرد آسان
۲. کاهش اشتباهات
۳. ارائه دقیق گزارشات
۴. محاسبات دقیق و بدون اشتباه
۵. کاهش هزینه ها
۶. صرفه جویی در زمان
مزیت های نرم افزار حسابداری
مزیت های نرم افزار مالی و حسابداری شامل کاربرد آسان و راحت نرم افزار، کم شدن اشتباهات و خطا، محاسبات دقیق و بدون اشتباه، صرفه جویی در هزینه و زمان، گزارش های دقیق، ثبت دقیق اطلاعات کارمندان، ثبت درخواست مشتری، محاسبه موجودی کالا می باشد.
آیا نرم افزار حسابداری برای کار شما مناسب است؟
قبل از خریداری نرم افزار حسابداری مناسب کسب و کار خود بهتر است ویژگی های یک نرم افزار مالی و حسابداری خوب را بدانید و در مورد آن اطلاعات داشته باشید.
نرم افزارهایی وجود دارند که متناسب با کسب و کار افراد طراحی شده اند. با توجه به نوع کسب و کار خود، تعداد کارمندان و گردش حساب و موجودی شرکت و تعداد مشتریان می توانید نرم افزار حساباری مناسب را انتخاب نمایید.
به عنوان مثال اگر افراد صاحب مغازه لباس فروشی باشند، نرم افزار حسابداری خرده فروشی به آنها کمک می کند که موجودی و گزارش گیری اطلاعات را به آسانی انجام دهند.
۷ دلیل برای کاربردی بودن نرم افزار حسابداری
با توجه به لیست زیر می توان با این نتیجه رسید که چرا نرم افزار حسابداری کاربردی است.
۱. وظایف مازاد را مکانیزه می کند:
معمولا وارد کردن داده ها و اطلاعات نیاز به زمان زیادی دارد. با کمک نرم افزار حسابداری، برنامه های پرداخت خودکار به شما این امکان را می دهد که فقط یکبار اطلاعات و داده های مربوط به مشتریان را وارد کنید. این نرم افزار تاریخچه ی فروش و گزارشات طولی برای هر یک از مشتریان را ارائه می دهد. همچنین بازیابی مجدد صورتحساب ها و پرداختی ها را با سرعت بیشتری تهیه می کند.
وارد کردن داده ها به صورت دستی و تک تک نیز امکان پذیر است ولی به زمان زیادی نیاز دارد که با استفاده از نرم افزار، زمان قابل توجهی برای شما ذخیره می شود. با دستی وارد کردن اطلاعات احتمال خطا و اشتباه زیاد است، ولی این نرم افزار احتمال خطاها را پایین می آورد.
۲. به وظایف مالیاتی کمک می کند:
با استفاده از یک نرم افزار حسابداری خوب می توانید میزان نقدینگی خرج شده را ثبت کنید و آنها را به صورت سازمان دهی شده دریافت کنید. زمانی که مشغول جمع آوری و صدور پرونده ها و قبوض برای حسابدار خود هستید با کمک نرم افزار بر حساب های خود مسلط باشید.
اطلاعات و داده های که به صورت مناسب طبقه بندی شده اند، وظایف حسابدار شما را برای رسیدگی به مالیات آسان و سریعتر می کند. همچنین برخی از نرم افزارها توسط شکل بندی کردن صورتحساب ها به صورت خودکار مطابق با قوانین اداره مالیات خواهند شد، بنابراین به شما در فصل مالیات نیز کمک زیادی می کند.
۳. صورتحساب های دیجیتالی فراهم می کند:
امروزه دنیا توسط تکنولوژی پیشرفت می کند، انجام کارها به صورت کاغذی دیگر صورت نمی گیرند و بسیاری از پردازش ها توسط تکنولوژی امکان پذیر شده است. ارسال صورتحساب دیجیتالی از طریق ایمیل برای مشتریان، برای شما و همچنین برای مشتریان آسان تر است. مشتریان فقط با چند کلیک می توانند حسابهای خود را با سرعت بیشتر و آسان تر ارسال کنند.
امروزه بسیاری از پایگاه های داده ی حسابداری با انواع کانالهای پرداخت که به وسیله کارتهای اعتباری، نقل و انتقالات بانکی و کیف پول ها قابل استفاده هستند، تلفیق شده اند.
۴. جریان نقدینگی را پیش بینی می کند:
نرم افزار حسابداری به شما کمک می کند که مدیریت کارها را به خوبی انجام دهید و مبالغ دریافتی، صورتحساب ها، پرداختی های تاریخ گذشته، را در بین کارهایتان بررسی کنید تا نقل و انتقال های پرداختی و دریافتی مالی مهم کسب و کارتان را فراموش نکنید.
یک سیستم خودپرداز حسابداری به محض ورود قبض های جدید آنها را بررسی و ردیابی می کند، در نتیجه زمانی که موعد پرداخت قبض ها رسید، شما می توانید چک هایتان را بنویسید و جریان نقدینگی را پیش بینی و برنامه ریزی کنید. جهت ارزیابی روند پیشرفت و موفقیت کسب و کار، داشتن بیانیه های رسمی مالی، مانند برگه های تراز شده و بیانیه های سود و زیان، لازم می باشند.
۵. مشکلات ریاضی را برای شما آسان می کند:
حتی اگر شما در درس ریاضیات عالی باشید، درستی انجام کارها در امور حسابداری اهمیت بسیار زیادی دارد. با اینکه دسترسی به تمام بایگانی های مالی در کسب و کار وجود دارد ولی همچنان احتمال بروز خطا، اشتباه و ویرایش در حساب های شما وجود دارد که می تواند زمان و هزینه های زیادی برای اصلاح کردن آنها از شما بگیرد. این موضوع زمانی اهمیت پیدا می کند که کسب و کار شما گسترده و وسیع تر می شود و می بایست کارمندان، مالیات، قبوض و پرداخت های بیشتری را با زمان های اتمام ضروری، بررسی کنید. انجام این کار، اصلاح های بانکی را آسان تر می کند و همچنین شما کسری ها را از دست نمی دهید.
به عنوان مثال برای اینکه مشکلات حسابداری را رفع کنید، می توانید روند این کار را توسط نرم افزار fresh book به راحتی انجام دهید. با توجه به آن، انجام این کار هزینه ها را برای شما به راحتی برآورد می کند، پرداخت ها را جهت انتقال سریع تر خودکار می کند و صورتحساب ها را با شمایل حرفه ای برای شما تهیه می کند.
۶. هزینه ها را کاهش می دهد:
خودکار سازی وظایف حسابرسی در زمان بلند مدت نقدینگی شما را ذخیره می کند، در نتیجه دیگر لازم نیست که شما دفتردار استخدام کنید و زمان اضافی را به مدیریت امور و دفترها، صورتحساب ها و انتقالات اختصاص می دهید.
در کسب و کار، زمان خیلی اهمیت دارد و هم معنای نقدینگی می باشد و بهینه سازی این روند به خوبی زمان انجام امور حسابداری را کم می کند. این نرم افزار پکیج های متفاوت پرداختی را، با قیمت های مناسب برای کاربران، ارائه می کند. با استفاده از این کار، به روز رسانی های روزانه، پشتیبانی و ابزارهایی جهت امکان تمرکز بر اداره کردن کسب و کار خود خواهید داشت.
۷. دسترسی وسیعی را فراهم می کند:
با استفاده از سیستم حسابداری ابری، می توانید در هر زمان و مکانی که تمایل داشتید از اطلاعات خود استفاده کنید. معمولا مشکلاتی که از طریق مسائل مالی بدست می آیند، به راحتی قابل حل و بررسی نمی باشند اما از طریق سیستم حسابداری ابری می توانید به اداره امور و مسائل مالی بپردازید.
شما می توانید از اپلیکیشن های بومی برای دستگاه موبایل خود استفاده کنید حتی وقتی که در مسیرهایی در حال رفت و آمد هستید. معمولا کاربرانی که سفارشات خود را از طریق دستگاه های تلفن همراه دریافت می کنند، بیشتر رضایت دارند.
معرفی نرم افزار حسابداری سپیدار
۱. نرم افزار حسابداری برای شرکتها
نرم افزار حسابداری سپیدار را می توان یکی از پر قدرت ترین نرم افزار حسابداری در ایران معرفی نمود. این نرم افزار با کاربری راحت و آسان موفق شده است نگرشی جدید در مدیریت امور مالی و حسابداری برای شرکت های مختلف ایجاد کند.
نرم افزار حسابداری سپیدار همکاران سیستم در تولید زمینههای مختلفی مانند بسته های سفارش گیری و پخش، بازرگانی، تولیدی، خدماتی و پیمانکاری فعالیت دارد که هر کدام شامل سیستمها و زیرسیستمهای متفاوتی میباشد.
مزیت های نرم افزار حسابداری سپیدار
برای هر شرکتی با هر نوع فعالیتی، پکیج های نرم افزاری تخصصی طراحی نموده است. شما می توانید با توجه به نیاز های شرکت یکی از پیکج های خدماتی، بازرگانی، تولیدی و پیمانکاری را برای رسیدگی به امور مالی و حسابداری کسب و کار خود انتخاب کنید.
۲. نرم افزار حسابداری فروشگاهی دشت همکاران سیستم
نرم افزار حسابداری فروشگاهی دشت همکاران سیستم، با توجه به نیازهای فروشگاهها در صنف های مختلف، امکانات و راهکارهای مناسبی را برای فروشگاهداران ارائه داده است. نسخه عمومی دشت همکاران سیستم برای مدیریت بیشتر فروشگاهها مناسب است. می توان در هر فروشگاهی از این نسخه برای بالابردن سرعت و دقت در عملیات فروشگاه مانند خرید و فروش، انبارداری،مانده حساب، محاسبه سود و زیان، پشتیبان گیری خودکار بهره مند شد. کاربران با بررسی نیاز خود در کسب و کار، میتوانند سطوح مختلف نرم افزار دشت همکاران سیستم را تهیه و استفاده کنند.
معرفی نرم افزار حسابداری هلو
کسب و کارهای کوچک و اصناف فروشگاهی مختلف شامل تقریبا ۲۰۰ گروه شغلی می توانند از نرم افزار حسابداری هلو به خوبی بهره ببرند. نرم افزار هلو با ویژگی هایی مانند راحتی و ارزان بودن و امکانات گسترده ای که دارد، در لیست پر استفاده ترین نرم افزارهای حسابداری رایگان و پولی در ایران قرار گرفته است و توانسته بسیاری از نیازهای مدیریت مالی و حسابداری شرکت ها را تامین کند.
معرفی نرم افزار حسابداری محک
نرم افزار حسابداری محک یکی از برندهای موفقی است که از ۱۰ سال پیش جایگاه خود را در بسیاری از کسب و کارها به خوبی پیدا کرده است. از ویژگی های این نرم افزار میتوان به راحتی و پشتیبانی از کاربران و امکان استفاده از برنامه برای اصناف مختلف اشاره کرد. یکی از تولیدات این گروه نرم افزار، نرم افزار کیف پول محک به عنوان یکی از نرم افزارهای حسابداری رایگان شخصی می باشد.
نتیجه گیری:
ما سعی کردیم با توجه به ویژگی های یک نرم افزار حسابداری خوب و معرفی انواع نرم افزار حسابداری به شما در انتخاب بهترین نرم افزار حسابداری کمک کرده باشیم، امیداواریم که مقاله ما برای شما مفید و موثر واقع شود.
ثبت ديدگاه