چرا به نرم افزار حسابداری نیاز داریم؟

در این مقاله قصد داریم، ضرورت استفاده از نرم افزار حسابداری و دلایل استفاده از نرم افزار حسابداری، در مشاغل را، مورد بررسی قرار دهیم.

هم چنین، ویژگی های نرم افزار حسابداری مالی و مزایای آن را نیز، بررسی خواهیم کرد.

چرا به نرم افزار حسابداری نیاز داریم؟

نرم افزار حسابداری مناسب کسب و کار

برای مدیریت و کنترل گردش های مالی، درج اطلاعات مالی و بررسی معاملات انجام شده، به وجود نرم افزار حسابداری، نیاز داریم. با پیشرفت تکنولوژی و تاثیر مستقیم آن در به روز شدن نرم افزارهای حسابداری، کارایی آنها، روز به روز، بیشتر به چشم خواهد آمد. حسابداری به اصطلاحی دیگر، زبان مشاغل، محسوب می شود.
نرم افزارهای حسابداری، عهده دار ثبت مراودات مالی، گردش های مالی، هزینه ها و درآمدها، می باشند. از دیگر وظایف نرم افزار حسابداری، تهیه گزارشات لازم و خلاصه سازی، از موارد نام برده شده، می باشد.
نرم افزارهای حسابداری در شرکت های خدماتی، بازرگانی، تولیدی، صنعتی، دولتی و خصوصی، کاربرد خواهند داشت.
وجود حسابدار، در کنار استفاده از نرم افزار حسابداری، برای هر کسب و کاری، لازم است. صرفه جویی در وقت، هزینه و افزایش دقت، از مزایای استفاده از نرم افزار حسابداری می باشد.
نرم افزار حسابداری، دید وسیعی در ارتباط با وضعیت مالی مشاغل و روند کاری آنها، برای ما ایجاد خواهد کرد.
امروزه با هوشمندسازی نرم افزارهای حسابداری، امکان کنترل حسابداران و رسیدگی به نرم افزارهای حسابداری را برای تمامی افراد، مهیا کرده است. حتی افرادی در سطح ناآگاه و یا افرادی که از نرم افزار مورد نظر، شناخت کافی را ندارند، می توانند به راحتی کنترل سازمان را به دست بگیرند.

نرم افزار حسابداری مناسب کسب و کار

با بررسی شغل خود و نیازها و خواسته های حاکم بر کسب و کار خود، نرم افزار حسابداری مناسب شغل خود را با تحقیق و بررسی های کافی، انتخاب کنید. این کار را می توانید با تهیه لیستی از خواسته ها و معیارهای مورد نظر در کسب و کار خود تهیه کنید. بررسی های لازم را هم روی لیست تهیه شده به اجرا برسانید. تعداد کارکنان، گردش مالی، دارایی شرکت، هزینه ها و تعداد مشتریان شرکت، از عوامل قابل توجه، در انتخاب نرم افزار حسابداری، می باشند.
با در نظر گرفتن تمامی این موارد، بهترین نرم افزار حسابداری مورد نظر خود را انتخاب کنید.
نرم افزار مشاغل خاص، به طور اختصاصی برای مشاغل خاصی طراحی و کاربرد دارند. نرم افزارهای عمومی نیز، برای استفاده تمامی مشاغل، مورد دسترس عموم قرار گرفته اند.

راهنمای خرید نرم افزار حسابداری

استفاده از نرم افزار حسابداری در چه شرایطی نیاز می باشد؟

در شرایط زیر، استفاده از نرم افزار حسابداری، در پیشرفت کار و بهبود روند کاری، تاثیر چشم گیری خواهد داشت :

  • کارهای مرتبط با امور اداری و کارهای مرتبط با پرسنل مجموعه

  • آماده سازی و تنظیم صورت مالی

  • رسیدگی و بررسی دقیق حساب ها

  • تهیه ترازنامه و تدوین دفاتر قانونی

  • بستن حساب‌ها

استفاده از نرم افزار حسابداری در چه شرایطی نیاز می باشد؟

ویژگی های نرم افزار حسابداری مالی

در زیر به بررسی ویژگی های نرم افزار حسابداری، که استفاده از آنها را واجب کرده است، می پردازیم.

۱. عاقبت‌ اندیشی وضعیت کسب و کار :
استفاده از نرم افزار حسابداری، شما را در جریان دقیق روند کاری خود، قرار خواهد داد. در نتیجه، در صورت نزولی یا صعودی بودن روند کاری، با استفاده از نرم افزار حسابداری و بررسی متداول آن، در جریان قرار خواهید گرفت.
۲. کنترل و مدیریت هزینه ها و امور مالی :

با استفاده از نرم افزار حسابداری، کنترل، مدیریت و محاسبه هزینه ها در مقایسه با درآمدهای مجموعه، دقیق تر و با حساسیت بیشتر، مورد بررسی قرار می گیرد.

۳. محاسبه مجموع درآمدها و هزینه ها:
محاسبه مجموع درآمدها و هزینه ها، به شما کمک خواهد کرد، از هزینه های اضافی در شرایطی خاص، صرف نظر کنید. مخصوصا در شرایطی که، میزان درآمد پایین تر از هزینه های ما باشد. همین طور درآمد مجموعه را بررسی و ضعف های خود را شناخته و آنها را تقویت خواهیم کرد.

۴. امکان پرداختی ها و دریافتی های آنلاین :

دریافت و پرداخت های مورد نیاز مجموعه، از طریق اینترینت و به صورت آنلاین، برای شما امکان پذیر می باشد.

۵. در ارتباط قرار گرفتن با مشتریان :

با ثبت اطلاعات مشتریان و ذخیره آنها در نرم افزار مورد نظر، فهرستی از شماره ها، اسامی، آدرس، دریافت و پرداختی ها و سایر اطلاعات مربوط به مشتریان، خواهیم داشت. توسط فهرست در دسترس، ارتباط با مشتریان و حفظ آنها را، راحت تر خواهد کرد.

۶. کنترل و رسیدگی به فروش :

با استفاده از نرم افزار حسابداری، امکان محاسبه دقیق میزان فروش شرکت، امکان پذیر می باشد. با بررسی فروش شرکت، اجناس پر فروش شناسایی و اجناس فروش نداشته نیز، مشخص می شوند. با این نتیجه گیری، می توانیم تمرکز شرکت را روی اجناس پر فروش بگزاریم.

ویژگی های نرم افزار حسابداری مالی

۷. پرداخت بیمه و امور مالیاتی:

با در اختیار داشتن پرداختی ها، حساب ها به موقع و دقیق بررسی و تسویه می شوند.
تدوین و تنظیم امور مالیاتی و دولتی، با نرم افزارهای حسابداری، بسیار دقیق تر و طبق استاندارهای تعریف شده وزارت خانه ها و ادارات دولتی خواهد بود.
۸. دستیاری در کنار حسابداران:
وجود نرم افزارهای حسابداری، به هیچ عنوان جایگاه حسابداران خبره و متخصص را پر نخواهند کرد. بلکه به عنوان دستیاری، پیشبرد کار آنها را سریع تر و دقیق تر خواهند کرد.
۹. ایجاد صورتحساب یا فاکتور:

به کمک نرم افزار حسابداری، به راحتی امکان ایجاد فاکتور و ارسال آن برای مشتریان، فراهم شده است.
۱۰. کنترل موجودی انبار:

با استفاده از نرم افزار حسابداری، مدیریت و کنترل موجودی انبار، دقیق تر پیش خواهد رفت. همین طور با استفاده از امکانات جانبی نرم افزارها، می توانیم ثبت سفارش مشتری را، با بررسی موجودی انبار، به انجام برسانیم.
۱۱. بررسی سود و زیان حاصل:

با استفاده از نرم افزار حسابداری، سود و زیان حاصل از کسب و کار مربوطه را به ذاحتی می توانید محاسبه و مورد بررسی قرار دهید. هم چنین با بررسی نتیجه های مربوطه، می توانید از وقوع اتفاقات نا به هنگام، در ارتباط با شرایط اقتصادی سازمان، جلو گیری به عمل آوردید.

ویژگی های یک نرم افزار حسابداری خوب
ویژگی های نرم افزار حسابداری مالی

مزایای نرم افزار حسابداری مالی

  • صرفه جویی در هزینه:

    با استفاده از نرم افزار حسابداری، کارهای تقسیم شده روی نیروهای مختلف، توسط نرم افزار حسابداری پیش خواهد رفت. برای پیشبرد کارها، وجود حسابداری خبره، در کنار نرم افزاری مناسب، ما را به مقصود مورد نظر سازمان خواهد رساند. در نتیجه صرفه جویی در هزینه را برای ما به همراه خواهد داشت.

  • صرفه جویی در وقت:

    نرم افزارهای حسابداری، تاثیر چشم گیری در پیشبرد کارها خواهند داشت. با محاسبه سریع هزینه و درآمدها، محاسبه سود حاصل شده، محاسبه ضرر وارد شده، گزارش گیری سریع و تدوین گزارشات مالیاتی و مربوط به بیمه و بسیاری امور دیگر، کارها را برای ما کوتاه کرده و تسریع در انجام آنها را به همراه خواهند داشت.

  • سهولت کاربرد:

    بعضی از نرم افزارهای حسابداری به صورت اختصاصی طراحی شده و کاربردهای خاص را تحت پوشش خود قرار می دهند. در این سبک از نرم افزارها، به دلیل وجود داشبورد اطلاعاتی تخصصی، دانش استفاده از آنها، نیاز می باشد. اما نرم افزارهای عمومی، برای استفاده عموم طراحی و در دسترس قرار گرفته اند. دانش حسابداری سنتی نیز، برای استفاده از این نوع نرم افزارها، کفایت می کند.

  • دقت در محاسبات و درج آنها:

    انجام محاسبات به صورت دستی، احتمال ایجاد اشتباه و خطا را افزایش خواهد داد. اما با وارد کردن اطلاعات در نرم افزار و انجام محاسبات به صورت ماشینی، از بروز این اشتباهات، جلو گیری به عمل می آید.

  • حفظ اطلاعات کاربران و مشتریان:

    با حفظ اطلاعات مربوط به مشتریان، امکان گروه بندی مشتریان، برای سازمان، فراهم می شود. با در دسترس داشتن اطلاعات دریافت و پرداختی ها، امکان جداسازی مشتریان خوش حساب و مشتریانی که دیرکرد در پرداخت دارند، برای ما فراهم می شود.

مزایای نرم افزار حسابداری مالی:
  • کاهش بی دقتی و اشتباهات نا خواسته:

    همان طور که در بالا نیز اشاره کردیم، وارد کردن اطلاعات به صورت ماشینی، بی دقتی های ناخواسته را کاهش داده و رفع خواهد کرد.

  • گزارش گیری و خلاصه سازی:

    آماده سازی گزارش ها، بسیار راحت و سریع، در نرم افزارهای حسابداری امکان پذیر خواهد بود. این گزارش ها بر افزایش تسلط ما، روی کنترل و مدیریت اطلاعات مالی موجود، تاثیر چشم گیری خواهند داشت.

  • ایجاد یکپارچگی و نظم:

    با طراحی نرم افزارهای حسابداری، دیگر نیازی به وجود حجم وسیعی از دفاتر و اوراق اطلاعاتی و مالی، نمی باشد. چرا که اطلاعات نام برده شده را در نرم افزار وارد کرده و طبق بندی آنها، در نرم افزار صورت گرفته است. در نتیجه، به دلیل نظم و یکپارچگی موجود، امکان دسترسی به هر گونه اطلاعات مالی و فردی، در لحظه، فراهم شده است.

  • به روز رسانی اطلاعات مالی:

    به روز رسانی اطلاعات مالی، امکان برنامه ریزی و بودجه بندی درست را برای سازمان، به همراه خواهد داشت.

  • تدوین گزارشات مالیاتی:

    کمک به پیشبرد گزارشات مالیاتی به صورت دقیق و قانونی، با توجه به تغییرات قواعد، استانداردها و قوانین وزارت خانه ها و ادارات، از استفاده های چشم گیر نرم افزار حسابداری می باشد.

  • حفظ داده های مالی و تخمین آنها:

    در دسترس داشتن داده های مالی و استفاده آنها در لحظه، از فواید استفاده از نرم افزار حسابداری می باشد. تخمین و ارزیابی اطلاعات، به پیش بینی شرایط مالی سازمان در آینده کمک خواهد کرد. هم چنین، امکان برآورد جریان مالی مجموعه، برای شما فراهم می شود.

  • حفظ داده های مالی و تخمین آنها:

    در دسترس داشتن داده های مالی و استفاده آنها در لحظه، از فواید استفاده از نرم افزار حسابداری می باشد. تخمین و ارزیابی اطلاعات، به پیش بینی شرایط مالی سازمان در آینده کمک خواهد کرد. هم چنین، امکان برآورد جریان مالی مجموعه، برای شما فراهم می شود.

  • بررسی تغییرات محیطی و تاثیر گذار:

    نرم افزار حسابداری به نام و مناسب، با تحلیل متداول شرایط محیطی، شما را در جریان تغییرات بازار خواهد گذاشت. تا سازمان بتواند جایگاه فعلی خود را با توجه به تغییرات حفظ و کنترل کند.

مزایای نرم افزار حسابداری مالی

اهمیت حسابداری و نرم افزار های آن در رشد کسب و کار چگونه است؟

امروزه با توجه به شرایط اقتصادی موجود، انتخاب نرم افزار حسابداری متناسب با کسب و کار خود، بهبود در شرایط کاری شما را به همراه خواهد داشت. با استفاده از نرم افزار حسابداری، موانع موجود در کسب و کار خود را راحت تر می توان رفع کرده و یا با آنها رو به رو شوید.
شما برای حفظ جایگاه مناسب شغلی خود و غلبه بر رقبا، نیاز به ارزیابی متداول محیط متغییر بازار و رقبا، خواهید داشت. این کار با اسنفاده از نرم افزرا حسابداری، مطلوب تر پیش خواهد رفت.

چرا حسابداری یکی از پارامترهای اصلی است، که یک کسب و کار به آن نیاز دارد؟

وجود حسابداران، در هر نوع کسب و کار، برای پیشبرد مطلوب شرایط سازمان، بهبود کنترل و مدیریت، حفظ جایگاه فعلی، دسترسی به اطلاعات در لحظه و افزایش امنیت سازمان، از الزامات می باشد. بنابراین تمامی مشاغل، برای دسترسی به پیشرفتی روز افزون، دستیابی به جایگاهی مطلوب و غلبه به رقبا، نیاز به مدیریت مالی دقیق و اساسی خواهند داشت.
در نتیجه، اهمیت وجود حسابداری در هر کسب و کاری، پر رنگ خواهد شد.
در حقیقت، شما با استفاده از نرم افزار حسابداری، سوابق کاری و اعتبار سازمان را، به ثبت خواهید رساند.